קואורדינצייה - קונסורצייה אירופית

עד היום ניהלנו במסגרת התוכניות האירופאיות (FP5, FP6, FP7 ,HORIZON2020), וכיום גם ב-HORIZON EUROPE את מלוא כספיהם של מעל שלושים (!) קונסורציומים אירופאיים, בהצלחה מרובה.

ככלל, תפיסת השירות שאימצנו, עפ"י צרכיהם של לקוחותינו, היא מתן קואורדינציה כספית רחבה, מקיפה ומלאה. על פי תפיסה זאת, כל נושא שיש לו השלכה כספית נמצא באחריותנו, מטופל על ידנו, ומסיר מהקוארדינטור המדעי כל עול.

ניתן להצביע על עיקרי העשייה הבאים שלנו, בתחום הניהול הכספי של הקונסורציום האירופאיים:

• הדרכה לחברי הקונסורציום בכלל, ולקואורדינטור בפרט, הן בשלב היציאה לדרך והן לאורך כל קיום הקונסורציום.
  עלויות מוכרות מול עלויות לא מוכרות, שיטות לחישוב עלות שכר עבודה בחלופות שונות, "עלויות ממוצעות", אפשרויות לתביעת עלויות סוציאליות, הצורך במילוי דוחות שעות באופציות שונות, חישוב Overheads כאשר רלבנטי (או חלופת 60% קבוע ל-Sme ולאקדמיות), תרגום ליורו, ועוד.

• קביעת מתכונת הגשה, תדירות ההגשה ולוחות הזמנים בכדי לעמוד בדרישות האיחוד.
  כולל הפצת דוגמאות לדיווחים, הצעות לקבצי אקסל הן ביחס ל-Form C והן ביחס לדוח ניצול כספי / תקציבי והצדקתו, בניית היסודות להגשת Periodic Financial Report המחויב ע"י האיחוד, ועוד.

• איסוף הדוחות מחברי הקונסורציום השונים ואיחודם לכדי דוח הקונסורציום שיוגש לתמיכה.
  Resources Justification שנאסף מכולם, מועבר לעיון היו"ר. רמת הפירוט שמצאנו כאידיאלית נקבעת עפ"י איזון בין הדרישות והצרכים, ועל פי נסיון העבר המוצלח שנצבר עד כה.
  טרם האיסוף, כל הדוחות מכל השותפים מוגשים אלינו באימייל, ניתנות הערות, וזאת עד למתן "אור ירוק" מאיתנו להגשת דוח Form-c חתום כולל Certificate on financial statement.

• מעקב אחר מכסום התמיכה בהוצאות, קיום קשר מתמיד עם הנציבות, והעברת הבהרות פרטניות מהחברות השונות בכדי לאפשר את התמיכה המכסימלית ובזמן הקצר ביותר, לכל חברה וחברה, וזאת בכפוף לדרישות ונהלי האיחוד האירופי.
  מנסיוננו, לנושא זה השלכה כספית מהותית ביותר. ברוב-רובם של  הנושאים בהם טיפלנו, הוכח כי הסברים מקצועיים ורציונאליים, בשילוב אסמכתאות מבססות, תורמים רבות להכרה בהוצאות, ולתמיכה בהן. בשנים האחרונות, ההגשה המקיפה והמקצועית, מבטיחה כי מרבית הדיווחים המוגשים על ידינו אכן זוכים לתמיכה של 100% בהוצאות הכלולות בהם, וזאת בזמני שיא!

• קבלת הכספים, עריכת החישובים הכרוכים בזיהוי כל סכום וסכום עם מקורו, ועריכת החלוקה בפועל לחברי הקונסורציום.
  כולל מתן הסברים מפורטים להוצאות השוליות שלא הוכרו, אם היו כאלה בסיום התהליך, אופן קיזוז המקדמה, אופן החלת המגבלה בגובה 90% ברמת הקונסורציום לעומת רמת חברות פרטניות, התמיכה בדוח הביצוע, וכו' וכו'.

• יידוע הנציבות בפירטי החלוקה.
  הגשת דוח מפורט – נספח – הנדרש ע"י האיחוד האירופי.

• נושאים סטטוטוריים שונים בעלי השלכה כספית –
  חוזה בין חברים – הן בשלב ההקמה והן לאורך חיי הקונסורציום, פטור מניכוי מס במקור להעברות בנקאיות לחברים השונים באירופה, טיפול ביתרות חובה שנוצרו לחברים, ועוד.

קואורדינציה אדמיניסטרטיבית של קונסורציום אירופאי –

קואורדינציה אדמיניסטרטיבית של קונסורציום אירופאי כוללת מספר פעילויות ומרכיבים, אשר מטרתם היא להבטיח את התפעול השוטף של הקונסורציום, בכמה רבדים, לצורך הבאת הפרויקט בכללותו לידי הצלחה. יעילותה של הקואורדינצייה האדמיניסטרטיבית המקיפה המבוצעת על ידינו, מתבטאת גם בעובדה, כי בזכות סיוענו, העשייה המדעית של הקואורדינטור הופכת להיות מאוד ממוקדת בצידה המקצועי, ובעשייה המדעית עצמה!

להלן פירוט הפעילויות העיקריות של המנהל האדמיניסטרטיבי מטעם משרדינו (המנוסה גם בעניניי כספים):

• מחולל את הקשר ותמרוץ הפעילויות האינטראקטיביות בקונסורציום
  מהווה נקודת קשר מרכזית בין חברי הקונסורציום ומשמש כצינור להעברת מידע אדמיניסטרטיבי בין כלל הגורמים הפנימיים – הנהלת הקונסורציום, הקואורדינטור המדעי, ומובילי ה-WPs כן הקשר עם האיחוד האירופי עצמו (OFFICERS). המנהל האדמיניסטרטיבי מתמרץ אינטראקטיבית את הקונסורציום, ובכך מבטיח את חיוניותו והצלחתו לאורך שנים!

• טיפול בחתימות השותפים
  אחראי על החתמת המסמכים הסטטוטוריים של הקונסורציום (חוזה מול האיחוד-GA, חוזה בין החברים-CA, וכו').

• ארגון ישיבות ההנהלה
  כולל הוצאת זימונים לישיבות, הזמנת מקום הישיבות והצעה לחדרי מלון לאורחים, סיוע ברישום פרוטוקולי ישיבות הנהלה, טיפול בהחלטות ההנהלה השונות והפצת הפרטיכלים למשתתפים (ישיבות הנהלה מתקיימות בד"כ פעמיים בשנה).

• טיפול בקביעת סמינרים/ימי עיון לכלל הקונסורציום
  כולל תיאום עם השותפים בפרוייקט, קביעת מקום, הזמנת ציוד, קייטרינג וכד'.

• סיוע לקיומם של דיונים תקופתיים בקבוצות העבודה
  כולל לוח זמנים לדיונים בקבוצות העבודה השונות בקונסורציום ומעקב אחר קיומן של הפגישות בפועל. בנוסף, מעקב אחר פרסום פרוטוקולי ישיבות קבוצות העבודה ע"י ה-LEADERS WP, נושא שמניסיוננו, ללא התערבותנו הפעילה היה נזנח לא אחת.

• מעקב שוטף אחר הגשת Deliverables ו-Milestones ועמידה ביעדי הפרויקט
  איסוף המידע מכל השותפים בצורה שתאפשר סקירתו היעילה והממוקדת ע"י הקואורדינטור המדעי, וזאת בהשוואה לאבני הדרך המקוריות שנקבעו ב-ANNEX-I.

• טיפול בדיווחים אדמיניסטרטיביים ניהוליים, כנדרש ע"י האיחוד האירופי
  הצגת סטטוס ניהולי של הקונסורציום להנהלה, פעם בשישה חודשים.
  הצגת סטטוס ניהולי לאיחוד האירופאי בעת הגשת הדו"ח התקופתי לאיחוד (טיפול בפרק מס' 6 לדו"ח הטכני המוגש לאיחוד – PERIODIC REPORT – הפרק העוסק בניהול).

• מעקב אחר הגשת דו"חות מדעיים לצורך הכנת הדיווח המאוחד לאיחוד האירופאי
  כולל טיפול בהגשת אינפוטים מדעיים – בפורמט שנקבע ע"י הקואורדינטור המדעי – ואיחודו כך שתתאפשר סקירתו המדעית-מקצועית, ללא כל טורח מצידו, וללא השקעת משאבים באיתור החומר.

• טיפול בהגשת שינויים בתוכניות העבודה עד לקבלת האישור מהאיחוד האירופי במסגרת ה-DoW.

לסיכום, הקואורדינציה האדמיניסטרטיבית המתבצעת על ידינו, מסירה את העול האדמיניסטרטיבי הרב מהקואורדינטור המדעי, מאפשרת לו התמקדות בעשייה המדעית ולא בצד הבירוקרטי והמסורבל, ומעמידה לרשותו את הכלים התפעוליים להכוונת המחקר והפיתוח בכלל הקונסורציום, וזאת בהשקעת משאבים יעילה וחסכונית.

מלקוחותינו – קונסורציומים בתוכניות אירופאיות

• קואורדינטורים מדעיים מהתעשייה:
  אפלייד מטריאלס בע"מ
  (MADEin4 Consortium (ECSEL-H2020
  מלאנוקס טכנולוגיות בע"מ
  (plaCMOS Consortium (H2020
  מוטורולה סולושינס בע"מ   
  (TOPAS Consortium (Horizon 2020
  (CONNEXIONs Consortium (Horizon 2020
  סיוה די.אס.פי. בע"מ
  (FANCI Consottim (Horizon 2020
  אורבוטק בע"מ
  (HIPERLAM Consortium (H202
  אלביט מערכות הצלה וחיפוש בע"מ
  Amon consortium
  ק.ל.א טנכור בע"מ
  Ocsli consortium 
  Socot Consortium
  Memi consortium
  פלבם תעשיות מתכת בע"מ
  Magforming Consortium
  נייס מערכות בע"מ
  EXCITEMENT Consortium
  מעבדות חי בע"מ
  ASPRE Consortium
  ביקון-טק בע"מ
  SM-Bio Power Consortium
  Socionical Consortium

  אייבקס ביוטכנולוגייה בע"מ
  EuroFlu consortium

• קואורדינטורים מדעיים מהאקדמייה וממכוני מחקר:
  האוניברסיטה העברית בירושלים

  PainGenes consortium
  AntiStorm consortium
  MechPlant consortium
  StrainBarrier consortium

  אוניברסיטת תל-אביב
  (Beyondseq Consortium (Horizon 2020 
  AMISA Consortium
  NHECD Consortium
  Connect consortium 
  TRIREME consortium 
  DNA consortium 
  Flash consortium

  מיג"ל מרכז מו"פ גליל עליון
  Precispray consortium

  מכון וייצמן למדע
  (NanoSmell Consortium (Horizon 2020
  MIDAS consortium
  
  אוניברסיטת בן-גוריון
  GIAVAP consortium

  הרשות לפיתוח הגליל
  GalEdge consortium